町内会・自治会等の活動について

町内会・自治会等における総会の開催について
（新型コロナウイルス感染拡大への対応）

　新型コロナウイルスの感染拡大をうけ、町内会をはじめとする各種団体での総会の開催が困難となっております。
　集団感染を防止するため、多くの方が集まらずに総会を行う方法として、「書面表決」により議決する方法があります。
　各団体の状況に応じた方法をご検討ください。

書面表決

　書面表決とは、やむを得ない事情で総会に出席できない場合に、書面をもって議決権を行使する方法です。
　※総会の開催をやめるのではなく、開催するが書面での参加を求める、という考え方です。
　以下は、書面表決の進め方の一例です。

　＜書面表決の進め方＞
　１．総会の開催方法について役員会等で十分協議のうえ決定する。　
　２．「総会書面表決のお知らせ」「総会資料（議案）」「書面表決書」を会員に配付する。
　３．会員から「書面表決書」を提出してもらう。
　４．集めた書面表決書を役員等で集計する。
　５．「総会議事録」を作成する。（認可地縁団体は必須）
　６．書面表決の結果を，回覧等で会員にお知らせする。

参考書式　【作成例】

参考までに書面表決に関する作成例を掲載しますので、各町内会・自治会等の実態に合わせ、必要に応じて修正のうえ適切にご活用下さい。

認可地縁団体（法人格のある町内会等）

　認可地縁団体につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。
　なお、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。